Getting Things Done (1)

"Prettig en efficiënt werken zonder stress", wie wil dat niet ? Daarom kocht ik mij het boek Getting Things Done van David Allen. Ik probeer iedere dag een hoofdstuk te lezen, wie weet lukt het nog : dat stressloos en efficiënt werken !

Drie hoofdstukken heb ik ondertussen gelezen en tot nu toe zijn de hoge verwachtingen die ik had niet echt ingelost. Misschien komt dat omdat dit niet het eerste boek is dat ik lees over timemanagement, projectplanning of efficiëntie.

Toch vind ik het voor mezelf goed om nu en dan zo'n boek te lezen, al is het maar wat kritischer om te gaan met mijn eigen timemanagement en manier van werken.

Wat zijn de dingen die ik onthouden heb van deel 1 (= hoofdstuk 1-3)

• Een mens verliest veel tijd en energie door 'losse eindjes', dat zijn dingen die nog gedaan moeten worden (klein en groot), gedachten bij projecten, enzovoort. 

Ik herken dit heel erg, ik kan in de winkel staan wachten en plots nog aan iets denken. Erger nog, meestal is er in mijn achterhoofd een hele 'stroom aan gedachten' van 'nog te doen', 'hoe zou ik dit aanpakken', 'dit mag ik niet vergeten'. David Allen stelt voor om dit alles in een extern, volledig en betrouwbaar systeem op te bergen, zodat je je vrij voelt er niet meer aan te denken. Hoe dat in zijn werk gaat, komt in het tweede deel ter sprake. Voor mij betekenen deze losse eindjes inderdaad veel stress en belasting. De vakantietijd is juist zo heerlijk omdat er geen losse eindjes zijn en ik het gevoel heb dat alles 'natuurlijk' gaat en ik geen achtergrondruis van 'dit nog dat nog' in mijn hoofd heb. 

"Het grootste probleem is dat uw brein u voortdurend aan dingen blijft herinneren op momenten dat u er niets kunt aan doen" (p. 19)

Ook al heb ik het woord nergens gelezen, wat hij beschrijft is eigenlijk een manier om meer mindfull bezig te zijn. Om als je iets doet, ook met je volle aandacht hierbij te zijn, dus zonder achtergrondgeruis. 

1e les : als u telkens aan iets moet denken is uw hoofd niet helder, (...) U moet daarom alles waarvan u het gevoel hebt dat het niet af is, onderbrengen in een betrouwbaar systeem buiten uw hoofd. (p.11)

• Leer van tevoren bedenken wat u doet met alle soorten 'input' die u in uw leven toelaat, zodat u altijd een plan klaar hebt voor 'vervolgacties'. 

Dit komt er eigenlijk op neer dat je bij alles onmiddellijk bedenkt 'wat is de volgende actie'. Dat betekent nog niet dat alles in orde moet zijn, maar gewone het eerste actiepunt. Ik wil deze middag koken, de volgende actie is in dit geval inkopen doen. Dat moet ik niet onmiddellijk doen, maar wel bij de 'gedachte' de eerste handeling bedenken. Dat maakt het concreet en organisatorisch makkelijker. 

2e les : U moet uzelf duidelijk maken wat u precies hebt voorgenomen en besluiten wat u moet doen om dit uit te voeren

3e les : Hebt u eenmaal besloten welke acties u moet ondernemen, maak dan een systeem van geheugensteuntjes voor die acties, dat u regelmatig kan raadplegen. 

• Het natuurlijk planningsmodel : 
• Doel en principes : Wat wil ik bereiken binnen welke grenzen ? 
• Zich het resultaat voorstellen
• Brainstormen (allerlei mogelijke gedachten toelaten ! Wat is allemaal mogelijk ?)
• Organiseren (wat hou ik over van de brainstorm ?)
• Volgende acties bepalen (wat moet ik hiervoor doen ?)

Het is natuurlijk gezond verstand, maar het viel mij bij het lezen van de paragraaf 'doel' op, dat wij op het werk soms een werkwijze moeten hanteren of een opdracht krijgen waarvan het doel totaal niet duidelijk is. We krijgen het gewoon op ons bord.

Het duidelijk kennen (en ik veronderstel, er mee instemmen) van het doel heeft alleen maar voordelen

• het motiveert
• de middelen worden goed ingezet (je weet waarvoor het moet dienen)
• het maakt duidelijk waar je je moet op richten 
• ...

Vooral dit laatste is bij mij blijven hangen en op de een of andere manier zou ik dit wel eens op mijn werk willen aankaarten. Want het niet kennen van het doel is niet motiverend. En het is eigenlijk idioot, werk te moeten uitvoeren en het 'waarom' niet weten.