Tien shortcuts voor productiviteit ! #boostyourpositivity

Shortcuts om het leven makkelijker te maken en te chaos te overzien ! Schitterend opdracht !

1. Eenvoud loont
   Hoe minder spullen hoe minder je moet opruimen. Het lukt me niet altijd maar wanneer ik op het punt sta van iets te kopen vraag ik mij onmiddellijk af waar ik het zal laten en hoeveel opruimwerk/schoonmaakwerk er in steekt.
   Het neemt niet weg dat ik nog altijd veel te veel spullen heb, maar minder is zeker minder werk. Vergaren (voor 'ooit eens' ) betekent gegarandeerd stress.
2. Bespaar jezelf stress door routines
   Van Obama wordt gezegd dat hij maar 2 kostums heeft : grijs en blauw en dat hij dat bewust doet omdat hij geen tijd wil steken in het 'beslissen' wat hij zal dragen.
   Voor vrouwen misschien moeilijker, maar in principe gaat dat op voor alles. Beslissingen nemen vraagt energie en tijd, en soms is het makkelijker om je keuzes te beperken.
   Weekmenu's zijn daar een voorbeeld van, je hoeft niet elke dag om te gaan met de vraag 'wat gaan we eten', laat staan nagaan of je er het gerief voor hebt. Zelf gebruik ik die om reden nummer 3 niet, maar ik plan wel grotendeels mijn week in het weekend, ook wat de taken betreft. Ik weet waaraan ik toe ben en hoeveel tijd ik er voor nodig heb. Omdat het ongeveer iedere week hetzelfde is, gaat het vanzelf. Ik stel me daar geen vragen (meer) bij.
3. De grootste tijdbesparing : eten op het werk
   Het moet natuurlijk kunnen, maar sedert het lief en ik dagelijks warm op het werk eten, merken we dat we gigantisch veel tijd uitsparen. Geen keuzegedoe en ook geen boodschappen, geen afwas. We dachten dat het een dure onderneming zou zijn, maar uiteindelijk zijn we goedkoper af omdat we minder boodschappen doen en minder in huis halen. Wat je over hebt moet je tenslotte ook op de een of andere manier verwerken (vraagt tijd en organisatie).
4. De mandjes
   Iedereen in het huis heeft hier een mand op naam. Een kleine rieten mand. Spullen die ik vind van iemand in het huis gaan in de mand en vervolgens gaat de mand naar de kamer/bureau van de betreffende persoon. Ik ben van het stoute type : ik durf ze daar te legen in hun kamer, op een hoopje. Ervaring leert dat ik anders de manden niet terugzie. Het opruimen van de eigen kamer moeten ze zelf doen.
5. Zet uw internet af 
   Ik gebruik Freedom, (ook voor Windows !)  maar er zijn ook andere programma's. Ongelooflijk hoeveel tijd ik daar al mee gewonnen heb ! Maar ook : internettijd is nu geen gestolen tijd meer en gebeurt niet meer tussendoor. Dat hoort ook bij "Doe 1 ding en 1 ding alleen" (zie 8)
6. Zet bij takenlijstjes een tijd die je aan de taak wil besteden. (zie ook 7)
   Voor mij is dat gigantisch belangrijk omdat ik de neiging heb dingen te grondig te willen doen of plots veel te veel hooi op mijn vork neem en de tijd uit het oog verlies waardoor iets dat vol goede wil begonnen was, eindigt in een lege kast en een overvolle vloer. Ik zet bijna altijd een keukenwekker (of de digitale versie) op  en bepaal hoeveel tijd ik in iets wil steken. Het voordeel is dat dit motiverend is voor de meest vervelende klussen :  het geeft mij moed (er komt een einde aan) en zorgt dat ik er mij niet in verlies. Meteen is ook de angst 'veel te groot werk' en het argument  'daar heb ik geen tijd voor' overwonnen.
7. Remember The Milk
   houdt al mijn taken bij en telt ook op hoeveel tijd ik nodig zal hebben vandaag. Soms merk ik dat ik totaal onrealistisch ben. Dan schuif ik door of schrap ik gewoon de taak.
8. Stel prioriteiten en doe 1 taak tegelijk
   Soms besteed ik een halve dag aan allerlei kleine onbelangrijke taakjes. Dat geeft mij het gevoel dat ik heel erg bezig ben (stel u voor, 15 taken gedaan !) maar eigenlijk heb ik niets belangrijks gedaan. Daarom bepaal ik iedere dag (in mijn geval meestal in het weekend voor de komende week) welke taken ik zéker af wil hebben. Het getal is nooit hoger dan 3. De belangrijke taken zijn dan gelukkig gedaan.
9. Het leven is niet alleen maar werken en taken doen
   Het huis kan hier zot draaien, op gezette tijden nemen we beiden tijd voor onszelf,  (alleen) maar ook samen. Ons welbevinden en onze relatie is meer dan samen lijstjes afwerken. Wij zetten hiervoor expliciet tijd 'vast'. Dat kan een uur zijn maar ook een hele dag. Geen schuldgevoelens hierover. Kwestie van geen huishoudburn-out te krijgen.
10. De GTD 2 minuten regel
    Wat je in 2 minuten kan doen moet je onmiddellijk doen. Eenvoudig en o zo efficiënt !

Terwijl ik dit schrijf merk ik dat ik best wel een boek zou kunnen schrijven vol tips. Maar wat voor de ene persoon werkt, werkt mogelijk niet voor de andere. Ik vind het vast een schitterend initiatief, want het zit 'm dikwijls in kleine veranderingen die een heel verschil maken. Dus ben ik benieuwd naar al jullie tips !

Gelezen : Prioriteiten van Stephen Covey

Dit boek heeft een behoorlijke invloed op mijn leven en hieronder schrijf ik mijn indrukken. Een goede samenvatting vind je alvast hier. 

Bewandel de weg die naar je doel leidt
Uitgangspunt is dat het niet uitmaakt hoe efficiënt je bent, maar wel of je met wat je in je leven (ruimer dan werk) doet, de koers bewandelt die je in je leven wil bewandelen. Hij legt dan ook steevast de nadruk om je tijd te besteden aan wat belangrijk is en niet aan wat urgent (on-)belangrijk is. Veel mensen zijn verslaafd aan urgentie of zien hun job als een geheel van 'brandjes blussen' (urgentie) maar belangrijker is natuurlijk zo te werken/leven dat die brandjes worden vermeden. Dat doe je o.a. door pro-actief aan belangrijke dingen te werken. (= belangrijk / niet-dringend )

Veel mensen zijn wellicht vertrouwd met zijn matrix : 

Je bent één, niet moeder, collega, zus, ...
Wat ik zelf knap vind in het boek is dat Covey geen onderscheid maakt tussen privé en werk. Wij zijn één en hebben één leven. Hij stelt het heel scherp dat wat je ook realiseert dit niets voorstelt als je je gezin (of in ruimere zin je geliefden) daarvoor in de steek laat. Daartoe is hij een pleitbezorger van 'stilstaan' en, hij formuleert het misschien met ouderwetse woorden, 'naar je geweten te luisteren'. 

Je bent nooit alleen - het is dus een illusie dat je het alleen kunt
Wat ik ook sterk onthouden heb uit zijn boek is de relatie van wederzijdse afhankelijkheid. In alles zijn wij afhankelijk van anderen, wie handelt en daarbij aan die anderen voorbij gaat, verliest. Deze wederzijdse afhankelijkheid is geen kwestie van transactie (ik geef, jij geeft) maar van synergie. Wij zoeken naar iets wat ons samen een hoger en meer bevredigend resultaat geeft. Mijn ervaring is dat dit op lange termijn ook het meest duurzame is. Luister naar je collega, partner, en zoek de win-win situatie (die niet gelijk is aan het compromis, het overstijgt dit juist !).
In dit denken gaat het dus nooit over winnaar - verliezer. (Want zelfs al ben jij de winnaar, uiteindelijk verlies je toch). 

Verlaat de schaarstementaliteit (ik kan alleen winnen als de andere verliest)
Covey pleit ook sterk voor een handelen vanuit overvloed versus handelen uit schaarstedenken. Dit laatste is competitief. Handelen vanuit overvloed is de andere alles gunnen. Trots (of zoals wij zouden zeggen pretentie) is de essentie van de schaarstementaliteit, de gedachte dat je bij wijze van spreken groter, sterker, .... wordt als de andere kleiner wordt, zwakker, etc. wordt. Het schaarstedenken is het denken in winnen - verliezen. 

Werk aan een betere leefwereld, voor iedereen
Je zou het van een boek dat ergens in de rekken van management en productiviteit staat niet denken, maar dit boek is een diep ethisch boek. Het gaat over trouw zijn aan je principes en de andere niet in de weg staan maar in tegendeel werken aan zijn empowerment. Het gaat over het werken voor 'de goede zaak' en dat is zowel je werk als je gezin, als je club, vrienden en waar je ook leeft. Dit zijn geen tegenstellingen en het ene mag niet ten koste gaan van het andere. Wie je bent, ben je overal. Het gaat niet op om andere ethische normen te hebben op het werk dan wel thuis. 

Het boek geeft dus te denken, zeer zeker. Het zou alvast voor iedereen die leiding geeft (groot of klein) verplichte lectuur moeten zijn ! Het is te koop via Bol, waar nog reviews te lezen zijn. 

Stoppen met Facebook

Ik ben al een tijdje bezig met het schrappen van  Facebook uit mijn dagelijkse leven.

Het is begonnen met de registratie van mijn tijd op Facebook. Ik was weer eens bezig met timemanagement - het kan altijd beter ! - en kon geen antwoord geven op de vraag hoeveel tijd ik per dag bezig was met Facebook. Tien minuten ? Twintig ? Dertig ?

Ik vond dertig minuten per dag het absolute maximum en installeerde "Stay Focused", Met deze app beheer je je tijd op gekozen websites. Tot mijn grote verbazing gebeurde het zelden en enkel in het weekend dat ik langer dan 30 minuten op een dag op Facebook zat. Dus waarom niet de 'klok' (die pas ingaat vanaf de volgende dag) wat terugzetten ? Zodoende ging er steeds meer tijd af, tot die nu op 10 minuten staat.

Voordeel : tijdwinst 

Verder merkte ik dat ik onrustig werd van Facebook en misschien wel om de verkeerde redenen. Stond er een krantenartikel, dan las ik de reacties en keek soms niet begrijpend naar wat mensen schreven. Vrije meningsuiting oké, maar bij tijden leek het alsof ik in een kleine burgeroorlog terecht gekomen was. Mensen die elkaar totaal niet kennen gooien maar wat met stenen naar elkaar en alles werd zo sterk in een paar lijnen gecomprimeerd dat het onmogelijk genuanceerd kon zijn. Ik werd er niet bepaald vrolijk van.

Voordeel : minder onrust

Maar hoe zit dat dan met de vrienden ? Laat ik eerlijk zijn, ik heb echt niet dat grote getal vrienden dat op mijn account staat. Facebook heeft in die zin het begrip vrienden gedevalueerd. Anderzijds heb ik toch een paar mensen leren kennen die ik best interessant vind. Alleen ... en nu komt het ... leerde ik heel wat van die mensen kennen via hun blog en kwam nadien met hen in contact via Facebook.

Moraal van het verhaal : ik lees liever blogs dan wel de gejaagde statusmeldingen op Facebook. Blogs zijn persoonlijker en stukken creatiever. Je kan verwijlen bij een goed geschreven stuk en het blijft meer hangen.

Helemaal weg van Facebook ? Dat is voorlopig nog een brug te ver. Misschien moet ik fase 2  van mijn afkick beginnen : dag om dag Facebook checken en later misschien enkel in het weekend.

Is het The Fear of Missing Out die de angst voedt om toch maar niet te stoppen ? Misschien wel.
Ofwel moesten al die mensen maar eens beginnen met een blog. Probleem meteen opgelost.

Doe het vandaag! Stap voor stap je uitstelgedrag te lijf. by Tanja Van Essen
My rating: 3 of 5 stars

Ik leerde uit dit boek best wat dingen en bovenal dat ik (gelukkig !) geen uitsteller ben !
Wat ik onthou :
aan iets al dan niet beginnen heeft alles te maken met motivatie en die motivatie is te herleiden tot een formule :

Beloningswaarde x succesverwachting
____________________________________
Beloningstermijn x persoonlijkheid

Met andere woorden je moet er iets mee winnen (a), het moet doenbaar zijn (b) en wel op termijn (c) en bij je persoonlijkheid passen.

Ook interessant zijn de termen onbezorgde optimist en faalangstige perfectionist. Het eerste ben ik zeker niet !

Doelen moeten SMART zijn : specifiek, meetbaar, acceptabel, realiseerbaar en tijdsgebonden.

Tenslotte dit citaat : Veel mensen hebben de neiging te lang stil te staan bij hun gevoelens omtrent het uitvoeren van een taak of om te veel waarde te hechten aan de betekenis van deze gevoelens : "Heb ik er wel zin in ?"; "Ik mis nu de inspiratie", "het is mijn dag niet vandaag" enzovoort. Als je eerlijk bent is het in wezen niet zo interessant hoe u zich voelt ten opzichte van een bepaalde taak, of u er wel of geen 'zin' of 'inspiratie' hebt, maar moeten sommige klussen nu eenmaal geklaard. Het is de kunst om in dergelijke gevallen niet teveel aandacht te besteden, maar om gewoon maar te doen." (p. 56).

Veel aandacht gaat ook naar het 'vervliegen' van de tijd : je bent een uur bezig en weet niet eens waar je mee bezig was of het was geeneens de bedoeling. (Bv. surfen op het internet !). Dit zijn grote valkuilen.

Een superboek vind ik het niet, maar het leest vlot en het zet je wel eens aan het nadenken. De meeste inzichten zijn wellicht vertrouwd, maar ze worden hier nog eens samengebundeld.



View all my reviews